Gestandaardiseerd HR-werk voor minder kosten

Met dit doel is binnen Central HR in 2006 een nieuw servicemodel gemaakt dat wereldwijde, gestandaardiseerde en eenvoudiger HR-processen moet bieden tegen lagere kosten. Dit zal gebeuren vanuit de zogenoemde Shell Shared Service Centra (SSSC) in het Poolse Krakau en in Kuala Lumpur in Maleisië. Onderdeel van de reorganisatie vormen de Haagse afdelingen International Transfer Services en Expatriate Personnel Records, HR Service Desk en Organisation Management/ Information Management Services in Nederland.

De hele operatie is ingrijpend en wordt volgens een strakke methode uitgevoerd. Dennis Oostveen (manager employee services Europe) en Steve Kendrick (regional manager HR service desk Europe) werken met twee projectmanagers die het gehele proces stap voor stap begeleiden tot in het kleinste detail. Van het afronden en stopzetten van de activiteiten in Den Haag tot en met het opzetten van de nieuwe organisaties op de buitenlandse locaties.

De voorbereiding Volgens Dennis Oostveen heeft naast kostenbesparing ook de 'globalisering' meegespeeld in het besluit. "Men is niet meer gebonden aan één land. Dat er in ons geval voor Krakau is gekozen komt voort uit eerdere studies, die binnen het bedrijf zijn uitgevoerd. Shell Finance zit al in Polen en HR is in feite meegelift met dat concept. De stappen en het bepalen welke middelen op welk moment nodig zijn in het hele proces vormen de uitdaging voor het slagen van de operatie. Business proces experts zijn voor ons tot in het kleinste detail alle processen doorgegaan. Want je loopt bij een bestaand team, dat jarenlang het werk heeft gedaan, het risico dat niet altijd alles op papier staat, maar bij de mensen in het hoofd zit. Je kunt hierdoor net de finesses van een bepaald proces missen. Als alles uiteindelijk helder en goed op papier staat moet het vertaald worden naar trainingsplannen en trainingspakketten voor de 72 nieuwe medewerkers die het werk op de nieuwe locatie gaan uitvoeren."

Op schema Het hele proces verloopt volgens plan. Steve Kendrick: "Vanuit personeelsperspectief zijn we op de goede weg om in mei 2007 van start te gaan. Eigenlijk is ons enige zorgpunt het kantoor in Krakau. De tijdelijke huisvesting daar is niet groot genoeg en het nieuwe kantoor is nog niet klaar. Dit noodzaakte ons ertoe om de inmiddels gerekruteerde Poolse medewerkers naar Den Haag, Leidschendam en Londen te halen voor hun trainingsprogramma's."
Uiteindelijk had dat ook weer een positieve kant, weet Kendrick. "Ze hebben nu meteen een beeld gekregen van hoe het bedrijf in zijn algemeenheid in elkaar zit en hoe we omgaan met andere culturen. Ook hebben ze vast contacten kunnen opbouwen die hen later in het werk van pas komen."
Belangrijk in het hele veranderingstraject zijn de communicatie, de motivatie en de leermomenten, weet Kendrick. "Reorganisaties zijn nooit leuk en in dit geval niet voor de mensen in Den Haag voor wie binnenkort het werk stopt. In individueel overleg zal worden gekeken naar herplaatsing."