Delivery door discipline

Als je, zoals Rein Willems, nog een klein half jaar voor je pensioen staat, heb je het relatief vaker over 'vroeger'. "Hoe ging dat destijds als er een groot stuk apparatuur moest worden besteld, een reactorvat of iets dergelijks? Dan werd dat ding ontworpen en daarna besteld. Dat laatste gebeurt nu heel modern, via elektronisch bieden, wat inderdaad forse besparingen oplevert. Maar als je goed kijkt, komt die besparing niet zozeer door het systeem van elektronisch bieden, maar door het feit dat je heel gedisciplineerde en bindende afspraken hebt moeten maken over de specificaties. Vroeger was het een min of meer open proces, waarbij in zowel de ontwerp- als de bouwfase telkens mensen kwamen met nóg briljantere ideeën. Maar kijk eens naar wat er gebeurt als je in je eigen huis een aannemer vraagt om iets te veranderen tijdens de bouw? Zodra je begint met meer- en minderwerk heeft hij je in de tang. Het duurt dan altijd langer en kost meer geld."
Delivery is vooral een kwestie van het heel consequent uitvoeren van wat er is afgesproken, constateert de president-directeur. "Dat geldt voor zowel grote als kleinere projecten, technisch en niet-technisch."

Meer geheugen Rein Willems zag in zijn loopbaan diverse goede voorbeelden van gedisciplineerd projectmanagement. Het meest recente was het chemiecomplex Nanhai in China - vorig jaar foutloos opgestart, op tijd en binnen budget. En in zijn jaren als country chair in de Filippijnen was er de bouw van de raffinaderij Tabangao. "Een maand voor planning opgeleverd en zo'n acht procent beneden budget", haalt hij de geschiedenis terug. "Maar hoe kon zoiets? Omdat daar een projectmanager zat die heerste als een soort generaal. Een man die was opgeklommen in de rangen bij Shell en daardoor een hands on operationele ervaring paarde aan een gedetailleerde technische kennis. 'Niemand mag nu nog iets wijzigen', liet hij Den Haag weten toen de projectspecificaties waren gemaakt, 'alleen als je het zelf volledig betaalt.' Zo'n instelling maakt het proces al direct een heleboel overzichtelijker en vooral beheersbaarder."
Deze kwaliteit in projectuitvoering wordt nu weer opgebouwd via de Project Academy. Willems zegt: "Belangrijk is daarbij dat op locaties meer 'geheugen' aanwezig is, dus mensen die weten wat er al eerder is bedacht en geprobeerd, zodat geen fouten herhaald hoeven worden. Aan het vormen van een dergelijk geheugen wordt bijgedragen door de beslissing om mensen langer in hun baan te laten zitten."

Overleg en draagvlak "Delivery begint al bij vergaderingen", is de les van Rein Willems. "Het is heel wat belangrijker als er snel na een vergadering een korte, heldere lijst wordt gemaakt met wie wat wanneer doet, dan dat er later uitgebreide minutes worden gemaakt." "Delivery betekent niet dat op het overleg bij de voorbereiding van projecten gekort moet worden. Ik heb lang in het buitenland gewerkt, maar ben eigenlijk heel positief over het Nederlandse overlegmodel. Ook als het gaat om lastige zaken als reorganisaties heeft goed overleg grote waarde. Ik houd buitenlandse collega's die onze overlegstructuur minder goed kennen vaak voor dat het Nederlandse model misschien wat meer tijd vraagt, maar dat het wel leidt tot een draagvlak waarbinnen de uitvoering juist sneller gaat. Als we het hebben over delivery moeten we naar het hele proces en het uiteindelijke resultaat kijken."