Standaardisering is de standaard

De Chief Financial Officer van Shell heeft begin 2007 het 'One Finance Plan' gelanceerd. Deze financiële strategie bevat uitspraken over onder meer 'off shoring' (het overhevelen van werkzaamheden naar Shared Service Centra), verregaande vereenvoudiging van bedrijfsprocessen en IT-systemen (om goedkoper en efficiënter te kunnen werken) en het verhogen van het professionalisme in speciale vakgebieden.
Scheltema weet wat haar te wachten staat: "We kijken ook naar verdere automatisering want dat vereenvoudigt het werk en zorgt voor verdergaande verbeteringen in de 'controls'. Veel controlewerk dat de afgelopen jaren handmatig werd gedaan - bijvoorbeeld in het kader van SOX-compliance (internationale regelgeving volgens Sarbanes-Oxley, red.) en vaak met externe mensen - nemen we systematisch op in de IT-systemen. Dat voorkomt fouten en de mensen houden tijd over voor andere belangrijke activiteiten. Wereldwijd zijn in 2006 zeventien bedrijfsprocessen geïdentificeerd voor standaardisatie." Als voorbeelden noemt Scheltema het opstellen van de jaarrekening en de processen waarbij rekeningen tussen groepsmaatschappijen ontstaan.

Creditcard Een andere belangrijke Finance-activiteit was de oprichting van een zogeheten 'Country Controllers Network'. Elk land beschikt sinds een jaar of twee over een Country Controller. Die heeft als opdracht binnen 'zijn' land financiële afstemming te laten plaatsvinden tussen de verschillende Shell-businesses. Scheltema weet: "In Nederland is het kleine Corporate Office Shell Nederland de houdstermaatschappij van de grote, lokale businesses zoals SNR, SNC, SNV en NAM. Daarnaast zijn in het hoofdkantoor de grote, internationale Shell-maatschappijen zoals Global Solutions en Renewables gevestigd die met Shell Nederland niets van doen hebben, maar wel met Shell in Nederland. Daarnaast implementeert het Country Controllers Network in Nederland vernieuwingen die door de Groep zijn uitgezet. Denk aan de 'global corporate card', de wereldwijde creditcard van Citibank voor iedereen binnen Shell. Die is niet business voor business, maar land voor land uitgerold. Het netwerk gaat ook een rol spelen bij de implementatie van het One Finance Plan."

Fiscus Finance had in 2006 veel werk aan de overgang van de externe auditor KPMG naar Price Waterhouse Coopers, veroorzaakt door de unificatie. "We moesten bijvoorbeeld nagaan waarom we dingen doen zoals we ze doen. Een nieuwe auditor vraagt vaker naar het waarom dan een die al jaren meeloopt."
Ook het administratief ondersteunen van een aantal nieuwe HR-processen, bijvoorbeeld de levensloopregeling en de nieuwe ziektekostenverzekering, vroeg in Nederland veel aandacht. En dat gold eveneens voor het opschonen van de 'Company File', de inventarisatie van de ongeveer driehonderd Nederlandse Shell-bedrijven. "De vele aanpassingen hebben we nu centraal kunnen aftekenen", legt de Finance Manager uit. "En we kunnen zorgen dat die ondernemingen eerder hun jaarrekening klaar hebben, zodat wij op tijd de belastingaangifte van onze grote fiscale eenheid klaar hebben. Van belang vanwege het Handhavingsconvenant tussen het Ministerie van Financiën en grote ondernemingen zoals de onze. Fiscaal zijn we in Nederland gevestigd en hechten we veel waarde aan een goede verstandhouding met de fiscus." Verder werkte Finance in 2006 aan de ontwikkeling van financieel talent binnen Shell. Onder meer door het ondersteunen van het proces van Open Resourcing, het organiseren van Finance Events en het accrediteren van het Shell Learning programma bij de opleidingsinstituten voor registeraccountants en registercontrollers (NIVRA en VRC). "Zo kunnen onze mensen de punten die ze jaarlijks moeten verzamelen om hun titel te behouden ook behalen met onze cursussen. En, mede daardoor zorgen we voor een aanhoudende stroom hoogwaardig, financieel talent dat zich hier goed kan ontwikkelen en verder groeien", aldus Margot Scheltema.